Wo die Zeit verloren geht
Die ersten Tage jedes Monats gehen dafür drauf, Mandanten um Belege zu bitten, Rechnungen abzutippen und Kontoauszüge von Hand abzugleichen. Seit der E-Rechnungspflicht kommen XML-Dateien dazu, die niemand lesen kann, und die Arbeit wächst mit jedem Mandanten.
Was wir für Steuerberater bauen
- E-Rechnungs-Abläufe: eingehende XRechnung und ZUGFeRD gelesen, geprüft und für DATEV oder Ihre Software aufbereitet; ausgehende E-Rechnungen für Mandanten erzeugt.
- Belegeingang: ein Portal oder eine E-Mail-Adresse je Mandant, wo Belege und Auszüge eingehen, von KI gelesen und dem richtigen Mandanten und Monat zugeordnet werden.
- Bankabgleich: Umsätze den Rechnungen zugeordnet, nur die Ausnahmen bleiben für einen Menschen.
- Ein Mandantenportal mit dem, was fehlt, was verbucht ist und was als Nächstes fällig wird.
- Ein KI-Telefon- oder Chat-Assistent, der Routinefragen von Mandanten zu Fristen und Unterlagen beantwortet.
- Ein Dashboard mit dem Stand jedes Mandanten vor jeder Frist.
Ein Beispiel
Eine Kanzlei mit sechs Mitarbeitenden und 300 kleinen Mandanten. Jeder Mandant leitet Belege an seine eigene Adresse weiter, lädt Auszüge ins Portal und bekommt drei Tage vor der Frist automatisch die Liste dessen, was noch fehlt. Eingehende E-Rechnungen liegen jeden Morgen schon aufbereitet vor. Das Team beginnt den Monat mit einer Liste von Ausnahmen.